★人事代理问答★

什么是人事代理? 

人事代理，是指在社会主义市场经济条件下，经组织人事部门批准或授权指定的人才服务机构，受单位和个人委托，依据国家有关人事政策法规，运用社会化服务方式和现代化手段，按指定的法律和政策规定，对其人事业务实行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。

简单地说，就是把“单位人”变成“社会人”，实现人事关系管理与人员使用分离，即单位管用人，而一些具体的人事管理工作，如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等，由人才交流机构代管。

办理人事代理有哪些程序？要提交哪些资料？

单位或个人委托人事代理，按属地管理原则，分别由市和授权开展人事代理业务的镇（街道）人才服务机构办理。其中，企业或个人可根据自愿原则，自行选择到市或镇（街道）人才服务机构办理。

单位或个人委托人事代理需要经过四个程序：

一是向代理机构提出人事代理申请，并明确代理方式。

二是代理机构调取（一般情况是办理档案移交手续）委托人的人事档案，并对其有关情况和委托项目进行审核。

三是代理机构审核同意后，与委托人签定《人事代理服务协议》。四是双方各自履行合同书约定事项。

单位或个人办理委托人事代理手续，要提交以下资料：

一是单位营业执照（副本）或批准成立文件原件及复印件；

二是代理人员身份证、毕业证书或专业技术资格证书复印件；

三是由原单位移交的人事档案（注：对个人自带的人事档案，人才服务机构不予受理）；

四是需保留原身份的须提交原单位开出的《干部介绍信》和《工资介绍信》。

办理程序如下：

（一）应届高校毕业生

应届高校毕业生办理毕业生报到手续后，凭《干部介绍信》、《毕业生登记表》签订《人事代理服务协议》，《毕业生登记表》归个人档案。

（二）市外调进

外地调进东莞的流动人员，在本人人事档案审查通过后，签订《人事代理服务协议》。

（三）市内调整

 ①因辞职等原因需要将人事档案（关系）从原工作单位转出并委托市人才管理办公室代理的人员，在原工作单位完成档案移交相关手续后，签订《人事代理服务协议》。

②已办理人事代理的人员，需要转换代理方式或代理单位的，需要填写《市内干部调整呈批表》，到市人才管理办公室办理，详情参见《市内干部调整办理程序（不适用于调入国企人员）》。

★流动人员人事档案事宜★

什么是流动人员人事档案?

所谓人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励、处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。具体包括：

（1）非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；

（2）辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；

（3）与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；

（4）未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；

（5）自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；

（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；

（7）自由职业或灵活就业人员的档案；

（8）其他实行社会管理人员的档案。

流动人员人事档案主要有哪些作用？

（1）招聘和录用。可以为用人单位提供应聘人员的学历、经历、奖惩等各类背景信息，辅助企业做好员工的招聘录用。

（2）选拔和使用。帮助用人单位了解员工在教育培训、工作经历、业绩考核、职称评定、奖惩等方面的信息。

（3）政审和考察。为机关企事业单位提供存档人员录用（聘用）考察、因公出国（境）政审，为部队提供存档人参军政审，为党组织提供入党政审等。

（4）协助办理社保和退休。办理社会保险过程时，通常通过查阅人事档案来核实视同缴费年限等情况。

（5）出具相关证明。发挥人事档案材料凭证、依据和参考作用，依据记载为存档人员出具相关证明。

流动人员人事档案应该由什么部门管理？

流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。

流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。

严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

流动人员人事档案如何转递？

转递档案时，档案转出机构要在档案内附上档案材料目录或清单，严密包封并填写档案转递通知单，通过机要交通或派专人送取方式进行转递，严禁个人自带档案转递。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

东莞市事企业单位流动人员人事档案（关系）转入程序

（一）服务对象：

东莞户籍或在东莞就（创）业具备流动人员档案管理条件的人员。（符合《东莞市条件准入类人才入户实施细则》规定入户条件的人员，请在镇街人力资源分局通过“条件准入人事档案转移程序”办理）。

（二）提交资料：

《东莞市事企业单位流动人员人事档案（关系）转移申请表》（一式两份）；

A、东莞户籍人员附本人户口本、身份证、全日制中专以上毕业证和毕业证验证证明原件及复印件；

B、在东莞就（创）业人员附身份证、全日制中专以上毕业证、毕业证验证证明、劳动合同（工商营业执照副本）和在莞参加社会养老保险凭证证明原件及复印件。

提交资料时，属本人持有证件证明的收取复印件核验原件，属专为本次申报出具的收取原件。纸质申请材料采用A4纸，手写材料应当字迹工整、清晰。

（三）办理流程。①申请。向东莞市人才管理办公室提交申请材料。②受理。符合申请资格，并材料齐全、格式规范的予以受理；

不符合申请资格或材料不齐全、格式不规范的不予受理，并告具体原因。材料不符合要求但可以当场更正的，退回当场更正后予以受理。③审查。受理后，审查人员对材料进行审查，当场做出审查决定。符合条件的，出具《调档函》；不符合条件的，说明原因并退回材料。④档案审查结果。档案到达并经审查符合转入条件的，通知申请人到东莞市人才管理办公室签订《人事代理服务协议》手续（需要转移人事关系的在档案到达后提出申请并同时提交计划生育证明（需提交夫妻双方的））； 档案审查时，发现材料缺少的，告知申请人进行补充；对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人做出书面知情说明、承诺进一步补充材料予以接收，并领取《档案接收及材料补充告知书》，待符合转入条件后签订《人事代理服务协议》手续。

不符合档案转入条件的，告之申请人并将档案退还原保管单位。

★人事档案转递说明★

人事档案转递须知

（一）转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

（二）县及相当于县以上的党委组织、人事部门和人才公共服务机构，可以直接转递人事档案。

（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（四）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（五）转递档案必须填写“人事档案转递通知单”，办理登记手续。

（六）接收单位收到档案后，应认真核对，并在“人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即寄回《回执》。

（七）人事档案应随着人员的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分。

（八）凡是转出的人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

人事档案转递的具体操作方法是什么？

（一）档案转入：

对于市外引进的人才，当事人或用人单位在业务受理窗口办理相关手续后，可将人事档案转由人才办保管。市内流动人员的档案须由存档单位人事部门人员将流动人员人事档案及相关表格送至业务受理窗口，办理存档手续。

（二）档案转出：

①人事代理人员如要调出档案，可参阅相关的办事指南，备齐材料后，在业务受理窗口办理调出手续。

②具有人事档案管理权限的单位，如要领取经本单位上报市人力资源局批准接收的人员人事档案，须由接收档案单位人事部门人员持单位出具的《取档介绍信》、市人力资源局出具的《干部介绍信》及人事部门人员的《工作证》或《身份证》到业务受理窗口办理。

③如市外引进人才因档案关键材料缺失等原因，人事档案需退回原单位的，本人凭 “退档申请”及《身份证》到人才流动窗口办理。

④高校毕业生因改派等原因，学籍档案需要退回学校或转递到新派遣单位所在地人力资源部门的，可按下述要求办理：

档案要退回学校的，改派后须持毕业院校出具的《调档函》及本人《身份证》到档案室办理退档手续。

档案需要转递到新派遣单位所在地人力资源部门的，改派后须持本人《身份证》（核验原件，收复印件）、当地人力资源部门开具的《调档函》以及新的《报到证》（核验原件，收复印件）到档案室办理手续。

文稿来源：东莞市毕业生就业创业及人事服务政策汇编

整理编辑：黄江人社 ---- 叶志航